Nebenkostenabrechnung erstellen — was Vermieter wissen müssen
Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist die fehleranfälligste Vermieter-Pflicht: eine harte Frist, klare Regeln, teure Fehler. Hier ist der Überblick.
Die 12-Monats-Frist (§ 556 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein — für das Abrechnungsjahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht Ihr Absendedatum. Die Frist ist eine Ausschlussfrist: Wer sie verpasst, kann Nachzahlungen nicht mehr fordern, muss Guthaben aber trotzdem auszahlen.
Umlagefähig oder nicht?
✓ Umlagefähig (§ 2 BetrKV)
- • Grundsteuer
- • Wasser & Entwässerung
- • Heizung & Warmwasser
- • Aufzug
- • Straßenreinigung & Müllabfuhr
- • Gebäudereinigung
- • Gartenpflege
- • Beleuchtung
- • Schornsteinfeger
- • Gebäude- & Haftpflichtversicherung
- • Hauswart
- • Sonstige Betriebskosten (Nr. 17 BetrKV)
Voraussetzung: Umlage ist im Mietvertrag vereinbart.
✗ Nie umlagefähig
- • Verwaltungskosten
- • Instandhaltung & Reparaturen
- • Bankgebühren
- • Mietausfallwagnis
- • Leerstandskosten (trägt der Vermieter)
Aber: als Werbungskosten absetzbar — siehe Mieteinnahmen versteuern.
Heizkosten: der Sonderfall
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden — eine reine Umlage nach Wohnfläche ist unzulässig. Seit 2023 kommt das CO2-Stufenmodell dazu: Die CO2-Abgabe auf Heizenergie wird zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt, abhängig vom CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter — je schlechter der energetische Zustand, desto mehr trägt der Vermieter.
Die vier teuersten Fehler
- Frist verpasst — Nachforderung weg (siehe oben).
- Nicht umlagefähige Kosten umgelegt — Mieter können kürzen, im Streit verlieren Sie.
- Falscher oder fehlender Verteilerschlüssel — die Abrechnung muss Gesamtkosten, Schlüssel, Ihren Anteil und die Vorauszahlungen nachvollziehbar ausweisen.
- Belege nicht auffindbar — Mieter haben ein Einsichtsrecht in die Originalbelege; wer sie nicht vorlegen kann, verliert Kürzungsstreits.
Brauchen Sie eine Software dafür?
Ehrliche Antwort: Bei 1–3 Wohnungen oft nicht. Eine saubere Vorlage oder Tabelle genügt, wenn die Belege vollständig sind und der Verteilerschlüssel stimmt. Software lohnt sich, wenn Sie viele Einheiten, wechselnde Mieter im Jahr oder komplexe Heizkostenverteilung haben.
Was LandlordHub dabei übernimmt: die Grundlage. Zahlungen, Belege und Dokumente liegen das ganze Jahr geordnet an einem Ort — pro Immobilie und Mieter. Wenn die Abrechnung ansteht, ist nichts verlegt und nichts vergessen. Die formale Nebenkostenabrechnung selbst erstellen Sie damit (noch) nicht — dafür nutzen Sie eine Vorlage oder Ihre:n Steuerberater:in. Wir sagen das lieber ehrlich, als Ihnen eine Funktion zu versprechen, die es nicht gibt.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Beispiel: Abrechnungszeitraum 2025 → Zugang beim Mieter bis 31.12.2026. Es zählt der Zugang, nicht das Absendedatum — und es ist eine Ausschlussfrist: Danach sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen.
Welche Kosten darf ich auf Mieter umlegen?
Die in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Kostenarten — u. a. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Versicherungen und Hauswart. Wichtig: Die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein; ohne Vereinbarung trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Bankgebühren und das Mietausfallwagnis dürfen nie umgelegt werden. Sie sind aber als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung absetzbar — die Abgrenzung lohnt sich also doppelt.
Wie werden Heizkosten richtig aufgeteilt?
Nach der Heizkostenverordnung müssen 50 bis 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Zusätzlich gilt seit 2023 das CO2-Stufenmodell: Die CO2-Abgabe wird je nach energetischem Zustand des Gebäudes zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt — je schlechter der CO2-Wert pro m², desto größer der Vermieteranteil.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Nachforderungen sind dann grundsätzlich ausgeschlossen — Sie bleiben auf Mehrkosten sitzen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Die Frist zu verpassen ist damit der teuerste Standardfehler bei der Nebenkostenabrechnung.
Belege geordnet, wenn die Abrechnung ansteht
LandlordHub hält Mieteingänge, Belege und Dokumente das ganze Jahr über sortiert — kostenlos für Ihre erste Wohnung.
Kostenlos startenStand: 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Streitfällen hilft ein Eigentümerverband oder anwaltliche Beratung.